gestione iscrizioni multiple
associa altri iscritti e paga
La necessità di gestire iscrizioni multiple si origina da ragioni diverse, ma segue comunque una unica procedura: iscrizione di un minorenne, iscrizione di gruppi famigliari o amici, iscrizione di un gruppo organizzato che usufruisce della scontistica prevista dal regolamento, iscrizioni tramite agenzia.
In ogni caso colui che si occuperà delle iscrizioni entra in "gestisci altri iscritti" (lo chiameremo pagatore d'ora in poi) e inizierà ad associare al proprio account quello di altre persone registrate inserendo le prime 8 lette del codice fiscale per selezionarlo dalla anagrafica generale.
Man mano che questa operazione viene condotta si accresce l'insieme degli iscritti collegati; non c'è limite al numero di iscritti che si possono collegare (informazione importante per i gruppi organizzati). Se si aggiunge erroneamente un registrato la cancellazione si fa tramite segreteria ma, nella attesa, è sufficiente non utilizzare questa persona nelle iscrizioni.
Aggiunte le persone al proprio account il pagatore, se si collega ad iscrizioni, vede una pagina che reca sulle righe i percorsi e sulle colonne tutte le persone a lui collegate e può procedere per ciascuno di essi alla preiscrizione (man mano che si procede le informazioni relative vanno a finire nel suo carrello).
Fatta questa operazione, che si può ripetere quanto e quando si vuole, se si collega a posizione debitoria vedrà il quadro di quelli a lui collegati (incluso lui medesimo) con i pagamenti da effettuare.
Il pagatore lascerà la spunta a quelli per cui intende pagare in quel momento e procedere quindi al pagamento con carta di credito mentre la toglierà per gli altri.
Dopo che avrà pagato avverranno due operazioni:
- verranno generate le iscrizioni con invio della mail "pagamento registrato" ai diretti interessati
- verrà generata una unica ricevuta fiscale intestata al pagatore con le diverse righe relative ai diversi iscritti
Questa operazione non ha vincoli temporali e può essere svolta in piena libertà e autonomia finché rimangono in essere le prenotazioni.
registrazione di un minore
da gestisci altri iscritti si può effettuare la registrazione di un minore sotto la responsabilità del pagatore che lo associa al proprio account, lo iscrive e si assume l'onere della sua tutela. Per questa ragione quando si registra un minore si dà la mail e il telefono del pagatore.
registrazione e gestione di un gruppo
Un gruppo è un insieme di persone (non necessariamente facenti parte di una associazione formaalizzata) che intendono partecipare collegialmente alla manifestazione usufruendo della scontistica prevista dal regolamento.
Affinché il sistema possa gestire il gruppo, il capogruppo deve inviare alla segreteria una mail in cui precisa
- Nome e cognome del capogruppo medesimo
- Denominazione e città del gruppo
A quel punto la segreteria inserisce il gruppo che, da lì in poi, viene gestito dal sistema anche negli anni successivi (naturalmente se cambia il capoigruppo occorre comunicarlo).
Il capogruppo deve associare a sè i membri del gruppo e pagare al loro posto. Ogni capogruppo vede la voce di menù gestione gruppi e con quella ha modo di vedere la situazione del suo gruppo in termini di fatturato e di sconto maturato. Quando tale sconto supera il valore necessario per dare una gratuità comunica alla segreteria tratta e partecipante e la segreteria procede ad una iscrizione gratuita (con mail all'interessato) mentre a sistema il saldo viene defalcato dell'importo corrispondente.
L'unico vincolo per usufruire di questa gestione è che tutti e soli i pagamenti del gruppo siano effettuati dal capogruppo. Non importa quale e quali carte di credito si usino purché in corso di validità.
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